Frachtrechnungsprüfung: jede Speditionsrechnung automatisch geprüft

Die automatische Frachtrechnungsprüfung von Jokati gleicht jede eingehende Speditionsrechnung vollständig mit dem tatsächlichen Auftrag und den vereinbarten Konditionen ab, in zwei Schritten. Zuerst die sachliche Prüfung: Existiert die Sendung, und stimmen Gewicht, Route und Leistungsart mit dem überein, was wirklich beauftragt und gefahren wurde? Danach die tarifliche Prüfung: Wurde jede einzelne Position nach den hinterlegten Speditionskonditionen berechnet, inklusive Nebenkosten, Mautzuschlägen, Dieselfloater und Sonderzuschlägen wie Langgut oder Express? Abweichungen markiert Jokati sofort und legt sie mit allen Belegdaten zur Klärung vor, sodass Rückforderungen gegenüber der Spedition sauber dokumentiert sind. Geprüft wird dabei jede Rechnung und nicht nur eine Stichprobe, denn Abrechnungsfehler verteilen sich in der Praxis nicht zufällig zugunsten des Versenders. Was bei manueller Prüfung ein Quartal Arbeit bedeutet, erledigt die Plattform in wenigen Minuten, ohne IT-Projekt und ohne verpflichtende ERP-Integration.

Mit der automatischen Rechnungsprüfung schrumpft der Aufwand von einem Quartal manueller Arbeit auf unter fünf Minuten, so berichten es Jokati-Kunden aus der Praxis. Der Grund: Beim manuellen Abgleich muss jede Rechnungsposition gegen Excel-Tarife, Zonentabellen und Zuschlagslisten geprüft werden, was bei hunderten Rechnungen pro Monat nicht vollständig leistbar ist. Jokati übernimmt diesen Abgleich automatisch für jede einzelne Rechnung und legt nur die Abweichungen zur Entscheidung vor. Das Team bearbeitet also nur noch die Fälle, in denen tatsächlich etwas nicht stimmt, statt alle Rechnungen durchzusehen. Dazu kommt die finanzielle Wirkung: Durchschnittlich werden bis zu 3 Prozent der Frachtkosten durch erkannte Überzahlungen zurückgeholt, die bei einer Stichprobenprüfung unentdeckt geblieben wären. Die Prüfung wirkt ab der ersten importierten Rechnung, ein IT-Projekt ist für den Start nicht nötig.

Die Rechnungsprüfung findet alle Abweichungen zwischen Speditionsrechnung und vereinbarten Konditionen, und das sind in der Praxis mehr Kategorien, als die meisten erwarten. Typische Funde sind falsch abgerechnete Gewichtsklassen, fehlerhafte Zonenzuordnungen, veraltete oder falsch berechnete Dieselzuschläge, doppelt berechnete Nebenkosten, Abweichungen bei der Maut sowie Aufschläge für Leistungen, die nie vereinbart oder nie erbracht wurden, etwa Langgut- oder Schwergutzuschläge. Gerade die selten verhandelten Zuschläge sind besonders fehleranfällig: Ein Industrieunternehmen mit rund 500 Millionen Euro Umsatz holte allein über korrigierte Langgut-Zuschläge mehr als 100.000 Euro zurück. In Summe liegen die erkannten Überzahlungen typischerweise bei bis zu 3 Prozent der gesamten Frachtkosten. Entscheidend ist die Vollständigkeit: Wer nur Stichproben prüft, findet nur Stichproben-Fehler. Jokati prüft deshalb jede Rechnung, und jede Abweichung wird mit Beleg zur Rückforderung dokumentiert.

Nein. Jokati ist ohne IT-Projekt sofort einsatzbereit. Speditionsrechnungen können manuell hochgeladen oder automatisch importiert werden.